Comment gérer le renouvellement de vos assurances collectives?

Quelles sont les principales obligations pour renouveler vos assurances collectives ?

Il n’est pas facile de gérer une adhésion à des régimes d’assurances collectives. Plusieurs intervenants sont impliqués et cela prend autant une bonne connaissance des fournisseurs et de l’industrie.

Pour connaître les garanties essentielles et incontournables, vous pouvez vous inspirer des régimes d’assurance médicale du Québec (RAMQ). À travers ces exemples, vous aurez la réponse sur ce que le gouvernement attend de votre part.

Voici quelques protections à considérer dans votre régime d’assurance collective au moment de son renouvellement.

L’assurance soins de santé collective

Si vous songez à réévaluer les protections incluses dans votre régime collectif, la proposition de soins médicaux est un bon point de départ. Les coûts dédiés aux assurances complémentaires de santé font généralement partie des plus élevés. Sans couverture de santé complémentaire, vos employés doivent au moins avoir une couverture égale à celle qu’offre la RAMQ.

Vous voulez faire une différence? Pour une assurance soins de santé collective complète et attractive pour les futurs salariés, il serait conseillé d’intégrer au moins les trois régimes suivants :

• L’assurance hospitalisation
• L’assurance frais ambulatoire
  
• Les soins dentaires

Une adhésion à ce type de régime est gagnant-gagnant pour les deux côtés ; d’une part l’employeur est exonéré de charges sociales sur cette partie de la rémunération et d’autre part le salarié bénéficie d’une sécurité financière considérable. En effet, avec une assurance maladie, il peut faire une demande de remboursement des frais de soins qui peut aller jusqu’à 100%. Il a également la possibilité d’en faire profiter à sa famille.

L’assurance invalidité longue durée

Au Canada, l’assurance invalidité fait partie des impératifs dans un régime d’assurance collective pour protéger le niveau de vie des employés en cas d’incapacité temporaire ou permanente.

Vous vous demandez peut-être pourquoi elle n’est pas incluse dans l’assurance maladie étant donné que l’invalidité résulte d’un problème de santé? Même après les soins et les traitements, le rétablissement peut être long et le travailleur pourrait ne pas exercer ses fonctions habituellement suite à la perte de certaines capacités.

La protection invalidité offre à la personne concernée un délai de carence permutable en congés de maladie. Le salarié touchera entre 50 et 75 % de son revenu habituel grâce à l’indemnité de cette assurance et ce, jusqu’à 65 ans.

L’assurance décès et mutilation accidentels

Ce régime complète l’assurance vie aussi bien dans la fonction publique qu’en industrie. En plus des indemnités reçues grâce à l’assurance vie de la sécurité sociale, les personnes bénéficiaires reçoivent une somme supplémentaire avec l’assurance décès et mutilation accidentels.

Qu’est-ce qu’on entend par décès ou mutilation accidentels ? Voici une liste des cas éventuels :

• Paralysie
• Amputation de membres
• Perte d’un sens : ouïe, parole ou vue
• Mort par accident

Si vous avez le budget suffisant, vous pouvez proposer à vos employés une plus large diversité de couverture incluse à votre régime d’assurance collective.

L’assurance médicaments

Les coûts des médicaments peuvent être très élevés dans plusieurs cas. Pour éviter à vos employés de piocher dans leur épargne pour payer des médicaments d’ordonnance non couverts par la RAMQ, leur offrir une assurance médicaments est indispensable.

Les prix des médicaments font partie des coûts de la santé. Comme la valeur des soins peut être considérable, l’idéal est de consacrer une option spécifique à cette protection.

Comment faire une projection pour un renouvellement de couvertures d’assurance collective ?

Renouveler son assurance collective n’est pas une mince affaire. Pour l’employeur, c’est le moment de revoir quelques points stratégiques pour remanier le budget alloué et les régimes à inclure dans le contrat de protection tout en tenant compte de la demande de ses salariés.

Dépendamment de l’expérience de réclamation du groupe, les tarifs sont susceptibles d’augmenter significativement. Ceci donne une excellente occasion pour soumissionner sur le marché.

Contactez un conseiller en assurance collective pour soumissionner en prévision de votre renouvellement

Quels facteurs revoir pour un renouvellement d’assurance collective?

Les questions que vous pourriez vous poser lors de votre renouvellement :

• Quel risque souhaitez-vous voir couvert par votre régime ?
• Est-ce important de souscrire à des assurances facultatives comme l’assurance voyage ?
• Quels régimes de soins et santé devez-vous inclure dans votre assurance maladie ?
• Quels sont les coûts d’un bon régime d’assurance collective ?

Pour ce faire, il est important de demander l’avis de vos employés en leur proposant par exemple un formulaire à remplir. Vous pouvez vous inspirer des formulaires proposés par le gouvernement.

Sachez, en outre, qu’il est recommandé que vous entamez les démarches au moins 60 jours avant l’échéance de votre régime collectif en cours. Votre assureur vous alertera à ce sujet.

Établir les éléments du renouvellement de couverture d’assurance collective

Un renouvellement de contrat est une excellente opportunité pour évaluer les différents éléments inclus dans le régime d’assurance collective. Ils devraient être étudiés afin de redéfinir les besoins de l’entreprise et des employés (capital, soins, maladies, auto, invalidité, frais dentaires, etc.).

Sonder les employer et évaluer les éléments plusieurs semaines avant la fin de votre contrat d’assurance vous permettra par la suite de faciliter les démarches de renouvellement avec votre courtier. En obtenant un plan précis de ce qui est nécessaire, il pourra accélérer la procédure et soumissionner sur le marché pour une meilleure couverture, à meilleur prix.

Analyse de renouvellement et appel d’offres

L’assurance collective est un pilier de la gestion de la rémunération et une partie plutôt significative pour tous. Les assurés ainsi que les employeurs doivent prendre le temps de réfléchir à leurs besoins et leurs attentes en vue d’un renouvellement de contrat.

Comment analyser un renouvellement d’assurance et les appels d’offres ?

Une demande de renouvellement d’assurance se fait en étudiant le marché, par un courtier en assurance collective. Pour le dirigeant d’une PME, l’analyse préliminaire peut être simple et réalisable sans aide extérieure; il s’agit de définir les protections voulues. La suite sera faite de concert avec le courtier, puisque ce dernier est intime avec tous les éléments et avenants de protection possibles.

En vue de faciliter les procédures de soumissions auprès des assureurs, voici ce que vous pouvez faire, en tant que promoteur du régime:

• Lister les garanties du contrat de l’assurance collective en cours
• Faire un sommaire des coûts afin de réviser le budget de votre assurance collective
• Étudier les tranches d’âge de vos employés afin de prévoir les risques qui pourraient solliciter le plus de coûts
• Analyser la demande de vos employés
• Établir le budget
• Effectuer des relevés concernant les risques qui pourraient coûter cher
• Exposer tout cela dans un dossier avec des schémas statistiques et un rapport

Ce n’est qu’en ayant toutes ces données que vous aurez la réponse à la question : quel assureur choisir au Québec ? Il ne restera plus qu’à comparer les offres et les régimes proposés par les différents assureurs par le courtier.

Faire appel à un conseiller pour vous faciliter la tâche

Satisfaire la demande de vos employés concernant leur assurance peut être difficile surtout si vous avez plusieurs autres préoccupations. L’assurance collective n’est jamais à négliger pour garantir le bien-être de vos salariés. La solution la plus simple est donc de faire appel aux services d’un conseiller en avantages sociaux et assurance.

En tant que client, vos besoins seront entièrement pris en charge. Vous obtiendrez des solutions efficaces et rapides. Ce service vous permettra de garantir l’efficacité du régime fourni par votre futur assureur, et ce conformément au règlement en vigueur au Québec.

Faciliter l’analyse de votre renouvellement

Les intérêts d’une mise à jour fréquente de vos assurances collectives

Vous vous demandez certainement pourquoi une mise à jour de votre assurance collective est nécessaire, voilà plusieurs raisons :

• Le régime actuellement mis en place pourrait ne plus convenir à la réalité de votre société
• Les assurés ont des besoins de réclamations qui changent
• Un remaniement budgétaire
• Une nouvelle protection à ajouter ou retirer
• Un groupe de salariés qui s’agrandit
• Un  besoin d’un soutien financier plus conséquent
• Les prestations de votre assureur ne vous conviennent plus

Pour assurer la mise à jour de votre assurance collective, Orchestro propose différents produits comme la conception et refonte de régime, l’assurance décès et mutilation accidentels ou encore l’assurance voyage à durées variables.